Como você está escrevendo em nome da sua empresa, tente ser formal e não muito pessoal ao escrever correspondência comercial.
Com o estilo de vida acelerado de hoje, os empresários muitas vezes esquecem o valor da comunicação formal. Com a correspondência por e-mail, as empresas costumam ser cada vez mais informais ao escrever para clientes, parceiros, investidores e o público. No entanto, é importante escrever boas cartas comerciais, o que pode ajudar a estabelecer a credibilidade e o profissionalismo de uma empresa. Embora este artigo cubra apenas a redação de cartas comerciais, há muitos outros aspectos do profissionalismo empresarial que são igualmente importantes. Você pode aprender mais sobre esses métodos padrão de comunicação e apresentação fazendo cursos online em gestão empresarial.
Escrever cartas comerciais exige
Escrever cartas comerciais exige um tom mais formal do que ao escrever correspondência pessoal. Lembre-se de que você representa sua empresa e que a pessoa para quem está escrevendo também está representando a empresa. Portanto, o conteúdo da carta deve ser autônomo, independentemente da pessoa que a escreve ou lê, por isso o enfoque está mais nas relações profissionais do que nas pessoais. Aqui estão algumas dicas para ajudar a melhorar sua correspondência comercial.
Dirija-se ao destinatário de maneira adequada. A correspondência comercial é geralmente formal e, portanto, você deve se dirigir ao destinatário formalmente. Inclua seu cargo, posição e o nome da empresa no cabeçalho. Use "Sr." ou "Sra." se você não tiver certeza. As mulheres são tratadas como "Sra." independentemente do estado civil. O título pode ser assim:
Sr. John Doe
Presidente, Acme Corporation
Caro Sr. Doe:
O nome depois de "Caro" normalmente também seria formal. Mas se você estiver escrevendo para um contato comercial próximo, o primeiro nome será suficiente. Você pode dizer " Caro John," em vez de "Caro Sr. Doe." Isso também se aplica especialmente a parceiros de negócios ou se a pessoa que você está escrevendo for considerada igual ou igual na empresa.
Declare seu motivo para escrever. Ao escrever correspondência comercial, vá direto ao ponto. A primeira frase ou parágrafo deve fazer referência ao propósito de sua escrita. Você pode dizer algo assim:
Escrevo para você com referência ao pedido de cinco caixas de desinfetante industrial Acme que fiz há duas semanas. Lamento informar que nosso escritório ainda não recebeu o referido pedido e gostaríamos de fazer o acompanhamento com o seu departamento de vendas.
A correspondência comercial é geralmente formal e, portanto, você deve se dirigir ao destinatário formalmente.
Seja específico com o que você precisa. Se você tiver uma solução proposta ou se espera que alguma ação seja tomada, certifique-se de incluí-la nos parágrafos de acompanhamento.
Somos um cliente fiel há cinco anos. No entanto, esperamos receber nosso pedido nos próximos dois dias, ou seríamos forçados a repensar nossa relação comercial com a Acme e procurar outros fornecedores alternativos de Desinfetante de Força Industrial.
Dê ao destinatário uma maneira de entrar em contato com você. Embora o seu endereço de retorno geralmente esteja incluído no envelope (ou no e-mail para resposta, se você estiver enviando a mensagem por e-mail), é uma questão de conveniência incluir informações de contato onde o destinatário possa entrar em contato com você diretamente.
Se desejar fornecer alguns esclarecimentos ou atualizações, por favor, envie um e-mail para xyz@company.com ou ligue para 555-1212 durante o horário comercial.
Em seguida, termine sua correspondência com as saudações finais usuais como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente" e, em seguida, seu nome e assinatura.
Seja formal. Como você está escrevendo em nome da sua empresa, tente ser formal e não muito pessoal ao escrever correspondência comercial. Se você está escrevendo para alguém que conhece pessoalmente, pode incluir algumas linhas de saudações pessoais, dependendo da situação (por exemplo, se for um feriado). Caso contrário, concentre-se no tópico e seja curto e simples.
Cuidado com a ortografia e gramática. Você não quer parecer incompetente ou descuidado, porque isso pode refletir em seu negócio ou em sua empresa. Portanto, verifique novamente se há erros de ortografia e gramática em sua carta. Os processadores de texto geralmente têm verificadores ortográficos e gramaticais internos. Leva apenas alguns minutos para executá-los. Mas a melhor maneira de verificar ainda é através dos olhos humanos. Quando não tiver certeza de ortografia e uso das palavras, verifique o dicionário. Quando não tiver certeza sobre o uso adequado da pontuação, consulte os manuais de redação.
A escrita de negócios tem tudo a ver com comunicação eficaz. Peça a um colega para ler um rascunho de sua carta. Se ele entender seus pontos sem dificuldade, então você fez uma boa carta comercial. Você pode aprender mais sobre comunicação empresarial com algumas aulas de negócios online.
