Se você é proprietário de uma empresa que emprega centenas ou milhares de pessoas, não quer o incômodo de manter o controle de seus salários manualmente. Em vez disso, você provavelmente deseja contratar um serviço de folha de pagamento para emitir cheques e controlar as contribuições de impostos dos funcionários, pagamentos em contas 401K e assim por diante. Mesmo se você possuir apenas uma pequena empresa, pode valer a pena para você contratar um serviço de folha de pagamento para que possa garantir o cumprimento de todas as leis tributárias aplicáveis e a documentação de que seus funcionários estão sendo pagos em dia.
Serviços de folha de pagamento
A maioria dos serviços de folha de pagamento é informatizada. Os representantes de serviço fornecerão software para ajudá-los a fazer seu trabalho. Você terá que instalar este software no computador da folha de pagamento. Basta inserir o CD-ROM do software e seguir as instruções na tela ou por escrito. Se por algum motivo você não conseguir instalar o software, poderá encaminhar as informações para o serviço de folha de pagamento todas as semanas por e-mail ou fax até que o problema seja resolvido.
Assim que o software for instalado, insira as horas de cada funcionário para este período de pagamento no sistema. Se você tem um grande número de funcionários, essa tarefa pode ser demorada, então você pode considerar a contratação de alguém para colocar essas informações no sistema para você.
Em seguida, insira quaisquer ajustes ao pagamento de um determinado funcionário. Os ajustes podem ocorrer devido a alterações de impostos, dando a um funcionário um aumento ou erros de um período anterior da folha de pagamento. Após a configuração do sistema, você deve inserir as alterações à medida que ocorrem para minimizar erros ou confusão. Certifique-se de encaminhar quaisquer alterações nas informações de contato de um funcionário assim que tiver conhecimento delas.
Insira as horas de trabalho, doença e férias de cada funcionário para que o sistema de folha de pagamento possa controlá-las. Observe também as mudanças nos benefícios, como inscrição em um 401K, para que o sistema ajuste os cheques da folha de pagamento do funcionário de acordo.
Atrasar depósitos diretos
Certifique-se de que o serviço de folha de pagamento tenha os dados bancários adequados para sua empresa. Verifique novamente os números de roteamento e de conta e certifique-se de notificar o serviço imediatamente se suas informações bancárias forem alteradas. Erros nos números bancários podem atrasar os depósitos diretos dos contracheques dos funcionários.
Por fim, discuta as opções de correio / correio com o serviço de folha de pagamento. Certifique-se de que o serviço enviará os cheques dos funcionários em datas específicas para que cheguem antes do dia de pagamento. Você também deve certificar-se de que o serviço enviará cópias de todos os avisos de declaração de impostos para que você permaneça em conformidade com as leis fiscais.
