Como criar um mapa de processo da maneira mais fácil?

Seja no negócio ou para relatórios, os mapas de processos são uma ótima maneira de mostrar como as ações podem ser decididas com base nas premissas e nas decisões possíveis. Mapas de processos podem parecer difíceis de fazer, no entanto, especialmente se você nunca fez um mapa antes. Veja como você pode entender todos os símbolos e criar um mapa de processo eficiente e funcional.

1. Delineando. Comece criando o esboço ou rascunho do mapa do processo. Existem vários programas que você pode usar para criar o mapa do processo, como Microsoft Word, PowerPoint ou Visio. Um dos problemas que as pessoas enfrentam, porém, é quando o mapa do processo é feito ali mesmo no computador. Em vez disso, você deve se limitar ao básico - usar caneta e papel primeiro. As notas adesivas são ótimas para criar o esboço, pois você pode reorganizá-las se notar que um processo precisa ser editado. Coloque as notas adesivas em um quadro branco, para que você também possa editar as linhas de fluxo.
2. Ovals. As duas pontas principais do mapa do processo são os pontos de início e de parada. Você pode indicar isso usando formas ovais ou círculos. Isso ajudará os leitores a descobrir onde o processo começará. As outras formas ovais serão os vários resultados, dependendo de quais decisões ou cursos de ação são tomados no mapa do processo.
3. Retângulos. Retângulos ou quadrados podem ser usados para indicar as etapas do processo. Aqui, você adicionará os itens ou instruções que precisam ser realizados antes que uma ação possa prosseguir para o próximo nível. Você também deve determinar outros detalhes, como quantidade, qualidade, pessoas que precisam ser consultadas em uma etapa específica.

   

4. Diamonds. Um mapa de processo detalhado geralmente dará espaço para a tomada de decisões. Você pode mostrar as decisões ou encruzilhadas em um mapa de processo usando um símbolo de diamante. A partir do diamante, você precisará criar pelo menos duas opções ou cursos de ação diferentes que podem ser adotados. Cada curso de ação levará eventualmente a um resultado diferente ou resultado final. Em alguns mapas de processos complexos, o número de pontos de decisão pode chegar a dezenas, o que também significa que os resultados são mais difíceis de prever. Não é incomum que alguns pontos de decisão levem de volta a um estágio anterior.
5. Setas; flechas. As setas devem ser usadas para indicar a direção. A ponta da seta deve sempre apontar para a próxima etapa, para orientar o leitor para onde ele precisará ir, dependendo das etapas do processo e das decisões tomadas.

Além de usar vários símbolos, você também pode usar o código de cores para facilitar a decodificação de um mapa de processo. Se for usar cores, certifique-se de que cada tipo de símbolo tenha uma cor diferente, caso contrário, os leitores podem ficar confusos. Quer você use apenas símbolos ou adicione cores, certifique-se de adicionar uma legenda no final do mapa do processo para ajudar os leitores a analisar e decodificar facilmente o mapa.