Como preparar um mapa do processo?

Um mapa de processo é um auxílio visual que mostra como um procedimento é feito. Um mapa de processo é uma ferramenta excelente para ajudar a decompor um processo ou procedimento complicado em etapas visuais claras. Dividindo-o, você pode ver como um sistema flui para outro e, assim, ajudá-lo a determinar onde otimizar processos e como melhorar outras áreas da organização.

Mapa de processo leva pesquisa

Escrever um mapa de processo exige pesquisa, mente aberta e pensamento crítico. Veja como preparar um mapa do processo.

1. Escolha o processo que você precisa mapear. Por exemplo, se sua empresa for uma empresa de mala direta, um mapa de processo pode mostrar visualmente todas as etapas necessárias para o processamento de um pedido. Portanto, se você quiser ver como funciona o seu processo de entrega, coloque-o em um mapa do processo. Você pode mostrar o que acontece desde o momento em que um cliente liga para o seu número de serviço e faz um pedido até o momento em que o pacote chega à sua porta.
2. Determine seu objetivo. Você decidiu em qual procedimento específico gostaria de se concentrar. Agora descubra exatamente o que você gostaria como resultado do estudo do procedimento específico. Por exemplo, você deseja diminuir os atrasos na entrega e reduzir o tempo de resposta de 5 para 2 dias? Ou você quer reduzir em 20% seus custos processuais? Um mapa de processo pode ajudá-lo a encontrar as lacunas.
3. Reúna a equipe que o ajudará a preencher os detalhes do mapa do processo. No exemplo acima, você precisará de alguém com conhecimento sobre o processo do call center, o procedimento do warehouse, bem como o sistema de entrega que está sendo usado.
4. Prepare seus materiais. Você precisará de um grande espaço para escrever, talvez um quadro negro, um grande quadro branco ou folhas de papel de desenho. Use lápis, borrachas e canetas coloridas. Post-lo ou papel adesivo também é útil para cobrir diferentes partes do mapa e escrever novas ideias nele.
5. Comece em algum canto, ou bem no topo ou embaixo, e trabalhe para sair. Você está fazendo um fluxograma, portanto, esteja atento ao espaço que usa. Comece com a etapa um do processo até o final. Comece com uma transação bem-sucedida. Então faça um que não seja.
6. Agora que você tem o básico, comece a adicionar alternativas ao seu mapa de processo. A cada etapa, pergunte-se o que acontece se essa etapa falhar e, em seguida, trace uma linha separada para um procedimento alternativo. Por exemplo, no exemplo acima, quando o pedido é entregue ao armazém, o que acontece se o item estiver fora de estoque? Em seguida, você precisará escrever um novo fluxograma para esse cenário que estará ao lado do cenário em que o pedido foi totalmente concluído e entregue.
7. Seja detalhado em cada aspecto de cada processo. Revise seu mapa de processo para ver se você cometeu algum erro ou omitiu algumas etapas.
8. Agora você pode usar isso como seu mapa de processo básico e trabalhar em diferentes cenários. Depois de fazer as correções, escreva um novo mapa de processo de sua alternativa e discuta-o com a gerência.

Um mapa de processo fornece uma visão inestimável dos diferentes procedimentos de uma empresa para torná-la mais eficiente e melhorar a produtividade. Pode demorar mais de um mapa antes que todo o processo seja concluído, mas as informações devem ser mais úteis.