Como observar a etiqueta em uma chamada em conferência?

"Teleconferência na sala da família em 5 pessoas." Você já leu um e-mail como este e revirou os olhos, temendo a miríade de aborrecimentos que são coletivamente associados às chamadas em conferência? "Por que chamamos de quarto familiar quando não podemos suportar um ao outro?" você pode se perguntar. No mundo do escritório, muitas de nossas frustrações diárias, irritações e momentos de discórdia giram em torno da comunicação. Para que seu escritório se torne mais parecido com uma família, todos vocês devem observar a etiqueta adequada em suas comunicações, seja o seu modo de mensagem instantânea, e-mail, chamada telefônica ou chamada em conferência. Por enquanto, vamos nos concentrar na teleconferência.

1. Quando se trata de telefones com viva-voz, o botão mudo é seu amigo. Todos nós temos simpatia por alguém com um forte resfriado, mas, honestamente, as conversas se tornam irritantes quando interrompidas constantemente por espirros, tosse e assoar o nariz. Infelizmente, não somos criaturas silenciosas por natureza, e é preciso muito menos do que um ataque de tosse para interromper uma teleconferência. A tecnologia de chamada em conferência muitas vezes torna impossível que o som seja transmitido ou recebido simultaneamente pelas duas partes. O que geralmente acontece é o diálogo que é cortado completamente toda vez que alguém espirra ou pigarreia.

   Muitas chamadas em conferência envolvem uma parte de "despejo de informações", na qual uma pessoa fala por um longo período de tempo. Durante esse tempo, a extremidade receptora deve pressionar o botão mudo. Quando chega a hora de um deles falar, basta pressionar o botão mudo mais uma vez.

2. Tosses e ataques de espirros. Se você estiver passando por um dos episódios mencionados acima, é melhor desativar o som do fone de ouvido (se estiver participando separadamente) ou sair da sala de conferências até que a convulsão diminua.
3. Participe de sua teleconferência em um local tranquilo. Se você tiver uma porta, feche-a durante a ligação. Essa regra de etiqueta beneficia não apenas os outros participantes da teleconferência, mas também aqueles ao seu redor que não desejam ouvir uma conversa parcial ou total que não os envolva.
4. Apresente as festas no início. Todos os participantes devem ser apresentados pelos líderes da chamada no início da chamada em conferência.
5. Faça uma breve introdução sobre você antes de falar em uma teleconferência. Não presuma que você é uma entidade conhecida ao entrar na conversa, mesmo que tenha sido apresentado no início da chamada.
6. Se for no computador, invista em um fone de ouvido. Um número crescente de chamadas em conferência ocorre por meio de computadores. Infelizmente, o uso do microfone e do alto-falante de um computador pode criar ecos e incoerência. Um bom fone de ouvido elimina esses obstáculos e fornece uma experiência de chamada em conferência tranquila.
7. Faça um teste ao seu equipamento antes de uma importante teleconferência. É muito melhor perceber problemas técnicos antes de uma conversa do que descobri-los durante o evento.

   

8. Fique longe de telefones celulares. Embora os telefones celulares possam ser usados em chamadas em conferência, seu uso geralmente gera distúrbios estáticos e auditivos. Se você tiver escolha, não use um telefone celular.
9. Mapeie uma agenda para a chamada. Se você estiver liderando a teleconferência, é sua responsabilidade planejar e cumprir uma agenda. Deixe que todos saibam com antecedência quanto tempo eles podem esperar a duração da chamada em conferência. Cumpra essa promessa dividindo cuidadosamente o seu tempo entre os tópicos relevantes.
10. Ser conciso. Como em qualquer reunião, monólogos desnecessariamente prolixos podem deixar seu público inquieto, olhar compulsivamente para os relógios e talvez cair no sono (e se eles pressionassem "mudo", você nunca saberia). Por respeito ao tempo de todos (que sempre é escasso), abrace a brevidade.
11. Pontualidade. Mesmo que você não planeje participar ativamente de uma teleconferência, deve ser pontual para não interromper rudemente o fluxo de uma conversa. E a pontualidade é ainda mais importante para a pessoa que lidera uma chamada em conferência. Se você é essa pessoa, deve chegar alguns minutos antes de todos os outros; como organizador, a etiqueta apropriada determina que você garanta que todas as partes do seu lado foram apresentadas e estão preparadas para o início da chamada.
12. Não interrompa. Em uma teleconferência, cada um de nós às vezes se sente pressionado a interromper. Quando temos um bom ponto a apresentar, mas sentimos que a conversa está mudando para um foco diferente, às vezes decidimos que interromper é a única maneira de apresentar nosso ponto de vista sem que pareça irrelevante. Mas quando interrompemos os outros, não estamos agindo de acordo com a etiqueta. Interromper pode transmitir inadvertidamente falta de respeito em qualquer conversa e deve ser evitado.

Cumprindo a etiqueta adequada

A consideração pelos outros é o guia fundamental para alcançar a etiqueta adequada em uma teleconferência. Todo mundo quer saber quem está falando em determinado momento. Todo mundo quer que a ligação termine no horário (ou assim esperamos). Todos nós queremos ser capazes de ouvir o que é dito e ser ouvido quando, por sua vez, falamos. Faça sua parte para promover um espírito de amizade e respeito no escritório, e as teleconferências na sala da família serão menos temidas em nenhum momento.