Como escrever um manual de procedimentos?

Antes de começar a trabalhar em um manual de procedimento, faça uma lista dos procedimentos que precisam ser descritos e documentados. Um método que ajudará nessa decisão é observar alguns usuários do manual, em combinação com uma entrevista de acompanhamento, para descobrir sua opinião sobre uma lista de tarefas semelhante e, em seguida, perguntar a eles quais procedimentos eles acham que precisam de mais esclarecimentos. Ou faça uma lista de problemas operacionais que você poderia resolver, usando informações de procedimento claras e concisas.

Além disso, ajuda na redação de seu manual de procedimento para entender o assunto sobre o qual você está escrevendo e, se possível, entrevistar ou conduzir uma pesquisa com alguns que realmente executam o trabalho. Também ajudará a ler e compreender as descrições de suas funções. E certifique-se de sempre obter aprovação para escrever um manual de procedimento.

Tarefa específica

Em seguida, continue coletando as informações de que você precisa. Isso pode ser feito observando alguém que está executando a tarefa específica. No entanto, se você estiver criando procedimentos do zero, precisará fazer algumas pesquisas. Quando estiver observando alguém executando a tarefa, faça anotações e anote todas as etapas envolvidas na tarefa e depois peça dicas ou avisos sobre seu trabalho. Isso ajudará seu manual de procedimento a ser claro e conciso.

A próxima etapa será criar o layout do seu manual. Um exemplo seria um fórum de duas colunas porque torna as instruções do procedimento claras e fáceis de ler. Certifique-se de intitular cada página e colocar em cada lista um pequeno parágrafo de fatos, como a frequência com que o procedimento é executado, quantas vezes é executado e por quê.

Instruções de processo facilmente compreensíveis

Certifique-se de escrever de forma clara e concisa e de escrever seus passos de maneira individual; um processo que tornará as instruções do processo facilmente compreensíveis. Depois que as etapas forem documentadas e registradas, peça a alguém que execute o procedimento, seguindo as etapas que você escreveu e, se essa pessoa seguir o processo sem problemas, você saberá que fez um bom trabalho. Se, no entanto, aparecerem inconsistências, é necessário fazer correções. Você deseja que o processo ocorra sem problemas do início ao fim.

Assim que o processo for concluído, você precisará repeti-lo para todos os SOPs.

Seu próximo passo será examinar cuidadosamente todo o trabalho escrito. Depois que todos os SOPs foram criados, é importante comparar as áreas de trabalho relacionadas e ver como elas fluem de uma posição para a outra.

Depois que todos os POPs forem revisados e criados, o próximo passo será colocá-los em manuais e disponibilizá-los. Certifique-se de colocar a data em que seu manual foi escrito, quando foi aprovado e quem foi o responsável por aprová-lo.