Como criar um Manual de Políticas e Procedimentos?

Seja para negócios, escritórios, firmas ou organizações, o Manual de Políticas e Procedimentos é muito importante, pois definirá como as várias tarefas são realizadas, quais pessoas irão supervisionar as tarefas e quais protocolos devem ser seguidos na execução das tarefas. Veja como você pode criar seu próprio manual de políticas e procedimentos para sua empresa, escritório ou organização.

1. Esboço organizacional. Comece definindo o esboço da organização. Determine as principais tarefas e funções que a empresa ou organização precisa realizar. Normalmente, deve haver um departamento de finanças, um departamento de publicidade, um departamento de produção etc. Se você tem uma empresa menor, pode optar por não ter departamentos separados, mas simplesmente designar uma ou duas pessoas para cada tarefa crucial para a organização. Se você usar o modelo de departamento, precisará criar um comitê executivo composto pelos chefes dos vários departamentos. Se a organização for menor, você pode simplesmente designar três a quatro pessoas para supervisionar toda a organização.
2. Heads. Certifique-se de designar chefes para cada departamento ou comitê e para designar supervisores trabalhando para os chefes de departamento, se você estiver trabalhando com uma grande empresa. Isso facilitará o fluxo de trabalho e a supervisão de cada trabalhador.
3. Tarefas. Em seguida, considere todas as tarefas que sua empresa precisa cumprir. Você já criou o esboço para os vários departamentos, que serão as categorias básicas de tarefas. A próxima etapa é elaborar as tarefas específicas de cada departamento. Por exemplo, o departamento financeiro tem tarefas específicas, como contabilidade do dinheiro, orçamento e aprovação de propostas de orçamento enviadas por outros comitês e departamentos. A forma como isso será realizado deve ser claramente definida no manual.

   

4. Protocolo. Você também deve criar protocolos para todas as outras funções da empresa. Por exemplo, deve haver protocolos ou regras a serem seguidos quando se trata de avaliar os membros da empresa. Também deve haver protocolos na contratação, na promoção, no rebaixamento, na obtenção de clientes, na terceirização, etc. Seja o mais detalhado possível. Lembre-se, entretanto, de que você não será capaz de prever tudo o que acontecerá à empresa ou organização. Isso significa que você deve permitir algum espaço para revisão no manual à medida que sua empresa enfrenta novas experiências.
5. Análise. Revise o manual depois que todas as políticas forem escritas. Normalmente, o comitê executivo analisa o manual e deve ser aprovado por toda a diretoria. Durante a revisão, não é incomum que os membros do comitê revisem ou sugiram novas entradas no manual. Leve tudo isso em consideração para que um manual mais preciso e eficiente seja feito.
6. Editando. Anote todas as revisões que o comitê deseja no manual e edite o manual de acordo. Assim que a cópia final do manual for aprovada, imprima o manual e distribua cópias a todos os departamentos e comitês.

Com um manual de políticas e procedimentos, você pode tornar sua empresa ou organização mais eficiente. Essas etapas devem fornecer a você um manual feito sob medida para sua empresa.