Escrever uma carta de cancelamento: carta comercial profissional

Chegará o momento em que você precisará cancelar alguns serviços e um telefonema simplesmente não será suficiente. Seu telefone celular, assinatura de revista ou algum serviço comercial pode fazer com que você queira documentar sua solicitação de interrupção do serviço sem causar mais problemas. Siga estas etapas e você aprenderá a escrever uma carta de cancelamento eficaz.

Aprender a criar uma carta de cancelamento concisa e profissional o ajudará a alcançar seu objetivo.

1. Verifique as informações exigidas pela empresa. Se você está cancelando um serviço com um pagamento automatizado ou que originalmente tinha um contrato, comece revisando o contrato e os procedimentos de cancelamento. Algumas empresas exigem um aviso prévio de sessenta dias, outras trinta. Os telefones celulares, por exemplo, podem cobrar uma taxa de cancelamento se você cancelar antes do final do seu período de serviço. Descubra o que a empresa exige para que você possa incluí-lo em uma carta.
2. Verifique o endereço e a pessoa de contato. Antes de enviar a carta, certifique-se de ter o endereço e as informações de contato corretos. Uma carta perdida ou mal encaminhada não será uma desculpa para que sua carta nunca seja recebida ou o cancelamento não seja efetivo. Escrever uma carta para encerrar um serviço não inclui apenas o conteúdo valioso, mas também certificar-se de que a carta chegue ao seu destino.
3. Forneça as informações da conta e as informações necessárias antecipadamente. Se houver um número de conta, número de referência ou contrato específico para referência, certifique-se de fazê-lo ao escrever uma carta. Suas informações serão perdidas ou atrasadas sem as informações de referência. Inclua-o no corpo do texto e liste-o também no final da carta para que seja fácil para o destinatário fazer referência quando necessário.
4. Seja honesto, mas breve. É importante saber escrever uma carta profissional. Dê os motivos pelos quais você está solicitando o cancelamento do serviço. Isso não significa que você deva inventar uma história ou tentar alguma explicação elaborada. Em vez disso, simplesmente declare que não precisa mais do serviço ou não está mais interessado em dar continuidade à situação ou ao contrato. Para progredir para resolver o problema, você saberá como escrever uma carta concisa e mantê-la honesta sem transformá-la em uma nota longa.
5. Fornece notificação e data efetiva. Mesmo que o contrato ou acordo que você tenha não especifique a quantidade necessária de aviso, é apropriado fornecer um aviso de cancelamento. Inclua um parágrafo na carta informando quando o cancelamento entrará em vigor. Se você está interrompendo um acordo que envolve pagamento, deve permitir tempo suficiente para que o cancelamento do pagamento seja processado ou terá que pagar mais um pagamento após o envio da carta.
6. Lembre-se de ser educado e profissional. Independentemente do motivo do cancelamento do serviço, você ainda deve escrever uma carta educada e profissional. Você pode estar insatisfeito com o produto ou com o atendimento ao cliente, mas em vez de usar esta carta como forma de reclamar, você pode educadamente mencionar que o serviço não atendeu às suas expectativas, que você ficou insatisfeito ou encontrou uma opção mais adequada para suas necessidades. Essas declarações farão com que saibam que você está infeliz sem as críticas excessivas que levarão o destinatário a ignorar sua carta. Se você usar o formato correto de carta comercial ao escrever uma carta comercial, o destinatário saberá imediatamente que você está tentando resolver um problema de maneira profissional. A resposta que você recebe deve refletir isso.

Escrever uma carta de cancelamento é algo que você terá que fazer em algum momento. Faça sua notificação educada, profissional e respeitosa e você causará uma melhor impressão.