Para resolver qualquer conflito, avalie os prós e os contras de colocar um item sobre o outro.
Ter a clareza de visão para filtrar incontáveis tarefas apenas para as coisas mais relevantes e urgentes a fazer é uma qualidade de uma pessoa altamente eficaz. Aprender como atribuir prioridades não apenas o ajudará a administrar seus negócios e trabalhar com mais eficácia, mas também a ter uma vida pessoal mais organizada.
Componentes básicos
No entanto, se a sua lista for composta de tarefas ou objetivos mais gerais, defina prioridades com base no valor ou no lucro.
Priorizar é essencialmente uma maneira racional de planejar como distribuir seu tempo e energia entre vários objetivos, até mesmo concorrentes. Este artigo o guiará pelos componentes básicos desse processo, que você pode aplicar ao definir prioridades para você, uma equipe ou uma organização.
Crie uma lista abrangente de todas as suas tarefas. Reserve um tempo para se sentar por algumas horas para fazer sua lista. Deixe todo o resto de lado e apenas anote todas as tarefas que puder imaginar. Você opta por escrever sua lista ou usar um computador. Registre todas as coisas que deseja realizar sem qualquer outra consideração. Isso servirá como sua lista mestre durante todo o processo.
Esclareça seus padrões. Avalie a natureza de suas tarefas. Existem dois padrões que você precisa conhecer. Para itens que são ações específicas ou baseados em prazos, é melhor usar o tempo como padrão. No entanto, se a sua lista for composta de tarefas ou objetivos mais gerais, defina as prioridades com base no valor ou no lucro. Você também pode usar ambos, se quiser ser mais abrangente.
Verifique a urgência de cada tarefa. Certifique-se de ter um cronograma claro de seus prazos em mente antes de marcar. Percorra sua lista e rotule cada item como "Urgente" ou "Não urgente". Não pule nada e certifique-se de que todos os itens estão devidamente etiquetados.
Decida o valor de cada tarefa. Determine se os itens são "Importantes" ou "Não Importantes". Os itens que podem causar consequências negativas graves no seu desempenho se não forem concluídos devem ser marcados como "Importante". Por outro lado, os itens que você deseja, mas não precisa realizar, devem ser marcados como "Sem importância".
Faça uma matriz para organizar os itens. Neste ponto, cada um dos itens em sua lista mestre deve ter um destes rótulos: "Urgente / Importante", "Urgente / Não Importante", "Não Urgente / Importante" e "Não Urgente / Não Importante". Crie uma tabela com duas linhas e duas colunas. Rotule as colunas "Urgente" e "Não Urgente" e as linhas "Importante" e Não importante. "Coloque cada item na interseção das colunas e linhas correspondentes ao seu rótulo.
Avalie as consequências. Com essa matriz, você já deve ter uma ideia clara de quais itens priorizar e quais abandonar. No entanto, verifique se há qualquer conflito que possa surgir na realização de cada tarefa priorizada. Para resolver qualquer conflito, avalie os prós e os contras de colocar um item sobre o outro. Pergunte a si mesmo qual consequência é mais prejudicial e use essa base para decidir.
Não espere criar a lista mais eficiente durante as primeiras tentativas. Dominar a arte de priorizar leva tempo, então você precisa ser paciente. Com o tempo, você descobrirá que os benefícios de uma vida sem preocupações compensam a quantidade de tempo e prática que você gastou no aprendizado.
