Se você ainda deseja manter laços com este cliente, você pode optar por enviar uma carta de cobrança de consulta.
Há momentos em que os clientes não pagam conforme o combinado. A forma profissional de pedir dinheiro a esses clientes é por meio de uma carta de cobrança. Aqui estão algumas dicas sobre como escrever um sem ofender seus clientes valiosos.
Certifique-se de coletar todas as informações necessárias sobre seu cliente e sua conta. Mencione detalhes relevantes em sua carta, como data de compra, dinheiro devido, quando o pagamento era devido e quaisquer pagamentos parciais feitos. Seja específico sobre quanto e quando você espera receber para evitar mal-entendidos. Você pode anexar uma fotocópia da fatura original e destacar o valor que ele ainda deve. Isso adicionará legitimidade à sua reivindicação.
Ao escrever sua carta, você deve soar pessoal, mas sério. Mantenha-o em uma página e seja cortês. Você deve simplesmente lembrar seus clientes de que o saldo deles está vencido. Defina um prazo próximo para liquidar o pagamento.
Você também deve pedir ao seu cliente para entrar em contato com você se tiver algum problema. Você pode falar sobre um modo diferente de pagamento que garantiria que você recebesse o pagamento sem a necessidade de retirar dinheiro do cliente. O manuseio incorreto da situação pode levar a complicações adicionais.
Caso seu cliente não responda, envie outra carta, em tom mais firme que a primeira. Declare que está enviando uma carta de acompanhamento sobre os pagamentos em atraso e que espera uma resposta rápida do cliente. Se o seu cliente ainda não responder, torne as cartas seguintes ainda mais exigentes. Avise-os sobre as consequências se eles ainda não pagarem. No entanto, não se esqueça de manter a cortesia ao longo da carta.
Forneça reconhecimento. Se o seu cliente pagar a conta ou fizer um pagamento parcial em resposta à sua carta de cobrança, não se esqueça de confirmar isso em sua próxima carta com o saldo atualizado e o crédito devido.
Você deve manter a educação ao pedir ao seu cliente que pague a conta vencida.
Lembre-se de controlar as cartas que está enviando. Esses são documentos importantes, pois mostram que você estava tentando negociar com seu cliente. Se eles não responderem, eles precisam tomar nota das consequências. Você pode precisar usá-los como evidência quando chegar a hora.
Em sua carta final, declare quantas vezes você tentou se corresponder com eles, mas não conseguiu. Dê a eles uma última chance de apelar e estabeleça outro prazo antes de prosseguir com as sanções necessárias.
Você pode enviar uma carta de notificação sobre o cancelamento de sua conta ou pode levar o caso ao seu advogado. Qualquer que seja a penalidade, você ainda deve informar o cliente sobre seu próximo curso de ação e explicar por que você decidiu isso. Isso é para manter o profissionalismo com seu cliente.
Se você ainda deseja manter laços com este cliente, você pode optar por enviar uma carta de cobrança de consulta. Reconheça que a situação deve ser difícil para ele e que você está disposto a oferecer novos termos, desde que entrem em contato com você.
Escrever uma carta de cobrança é um grande desafio. Você deve manter a educação ao pedir ao seu cliente que pague a conta vencida. É ainda mais difícil fazer com que ele pague a conta, especialmente se ele estiver passando por difíceis problemas financeiros no momento. Não se esqueça de que você detém o nome da sua empresa e deve abster-se de usar qualquer linguagem ofensiva ao falar com o seu cliente.
