Quantas vezes você teve que explicar aos clientes por que simplesmente não consegue cumprir o cronograma?
Concluído a tempo! Um embrulho! 30! O sonho de todo gerente de projeto. Você não precisa ser um fabricante de equipamento militar para saber que isso não acontece com frequência. Quantas vezes você teve que explicar aos clientes por que simplesmente não consegue cumprir o cronograma? Existem muitas variáveis para gerenciar na maioria dos projetos, tornando a conclusão no prazo apenas um sonho nebuloso. Ainda assim, toda vez que um projeto começa, esse é o objetivo. Conclua o projeto no prazo para a satisfação do cliente. Pode ser um Everest para escalar... mas ainda uma tarefa a ser cumprida. Então, aqui estão alguns passos simples que você dá para se esforçar... e o projeto... subir aquela montanha.
Passo 1
Comece com o plano. Isso deve ser realista, com objetivos claros e alcançáveis. Se o plano já estiver em vigor antes de você começar, analise-o e avalie se, com seus recursos, você será capaz de concluí-lo dentro do prazo. Verifique se há penalidades contratuais por falta de prazos. Isso dá a você algumas alavancas na empresa, se as coisas ficarem presas. Se você tiver conhecimentos de informática, adquira um software de planejamento de projetos. Isso ajudará toda a equipe a ver o que está acontecendo e o que deve acontecer. Um planejamento cuidadoso e cuidadoso pode salvar sua pele.
Passo 2
Atribuir tarefas. Identifique todas as tarefas que devem ser realizadas para concluir o trabalho, agrupe as tarefas relacionadas e atribua cada agrupamento a uma pessoa que será totalmente responsável por sua conclusão. Determine o tempo necessário para terminar as tarefas. Com cada pessoa, elabore um termo de referência para incluir as tarefas e o tempo necessário para a conclusão. Certifique-se de que a pessoa designada para a tarefa assine o documento para confirmar seu acordo.
Etapa 3
Prepare um cronograma. Organize o tempo das tarefas em um gráfico no computador, se possível, ou em uma parede. Indique qual tarefa deve ser concluída antes que outra possa ser iniciada. Indique os pontos críticos da programação e esclareça o compromisso de cada um para que isso aconteça. Certifique-se de que todos os encarregados da tarefa tenham uma compreensão clara do caminho crítico do projeto e da contribuição de cada indivíduo não apenas para o projeto, mas também para a conclusão da tarefa dos outros encarregados da tarefa.
Passo 4
Conclua o projeto no prazo para a satisfação do cliente.
Construa folga na programação. Lembra de seus projetos anteriores? Haverá um tsunami? Que tal uma greve de fornecedores ou caos de transporte no inverno ou????? Não importa o quanto você tente, há atrasos que você não pode prever. Muitas outras coisas podem acontecer para afetar este cronograma, então certifique-se de fornecer pelo menos 25% de tempo extra para isso. Lembre-se do Boeing 787.Dreamliner..... uau... 2 anos atrasado?
Etapa 5
Veja os recursos disponíveis. Certifique-se de que você tem o que precisa e está tudo alocado e programado para seu uso, sem ands e buts ou ifs!!! Os lados cegos são dolorosos! Se você tiver que compartilhar recursos com outros projetos, certifique-se de avaliar o impacto disso em seu projeto e fornecer o suporte para mitigar o impacto negativo.
Acompanhe regularmente o seu progresso. Tenha um quadro branco que informe a todos sobre o progresso. Realce as entradas concluídas. Comemore os obstáculos críticos. Habilite, habilite, habilite! Ao enfrentar uma parede, pense na próxima melhor coisa que você pode fazer. Agende reuniões de maneira adequada para relatórios e intervenções críticas. Resolva e resolva os problemas exatamente onde eles acontecem. Conforme você executa um projeto após o outro, comece a formar equipes de pessoas que possam trabalhar bem umas com as outras. Dessa forma, você tem a certeza de concluir seu projeto dentro do prazo.
Na maioria dos projetos, chega um momento em que você tem certeza de que o mundo vai acabar, você será demitido, sua equipe irá incendiar seu escritório e sua família irá para a casa da sogra. Não entre em pânico. Agora é quando você realmente mostra o que é liderança acalmando as tropas, concentrando energia em soluções e criando confiança de que todos podem ser salvos.
