Pergunte a si mesmo que atmosfera você gostaria de criar em sua reunião e planeje de acordo.
As reuniões vieram para ficar e, mais cedo ou mais tarde, provavelmente você será solicitado a liderar uma. Entenda os fundamentos de como conduzir uma reunião eficaz e você será conhecido como aquele que faz as coisas acontecerem; negligencie esses princípios básicos e você perderá o tempo de todos.
Encontre-se pelo motivo certo. Ao convocar uma reunião, saiba o motivo. Pule a reunião se você não tiver nada de especial para discutir, se não precisar da opinião de outras pessoas, se já tiver se decidido sobre um curso de ação ou se envolver outras pessoas apenas complicaria seu plano. Convoque uma reunião se precisar apresentar informações a muitas pessoas rapidamente e não quiser escrevê-las, se quiser a opinião de outras pessoas sobre sua ideia, se quiser obter "adesão" da equipe, ou se você deseja motivar e energizar a equipe sobre uma ideia. Reuniões objetivas resolvem problemas, galvanizam apoio e preparam outras pessoas para a ação.
Defina uma agenda. Algumas pessoas pensam que as agendas dão estrutura demais a uma reunião, que as pessoas não podem ser espontâneas ou que a atmosfera será muito formal. Isso é como dizer se você planeja as férias empacotando as roupas certas, providenciando transporte e decidindo um destino que você não pode relaxar e ser espontâneo ao longo do caminho. As agendas são meramente roteiros que conduzem ao seu destino. Use-os ou se perca. Ao liderar uma reunião, estabeleça uma agenda e cumpra-a. Use verbos ativos, resuma em uma frase o problema em questão e diga ao grupo o que você espera de cada problema - "apenas para discussão", "para coletar dados" ou "para decisão". Quer você siga a agenda ou faça um desvio ocasional,
Fique na frente se pretende liderar. Nada frustra e desanima mais os participantes da reunião do que ter um líder que não assume o controle. Declare sua função no início e que autoridade o grupo terá. Você pretende simplesmente facilitar a discussão ou dizer a eles como discutirá cada ideia e tomará decisões? Você vai manter a discussão em andamento ou abdicar dessa responsabilidade para os outros aleatoriamente? Você vai ser um observador silencioso ou planeja investir seus dois centavos? Você não precisa ter todas as respostas, falar ou tomar todas as decisões, mas deve estar na frente. Lidere ou entregue a responsabilidade a outra pessoa e saia do caminho. Alguém está sempre encarregado de uma reunião. Se for sua reunião, certifique-se de que é você.
As reuniões vieram para ficar e, mais cedo ou mais tarde, provavelmente você será solicitado a liderar uma.
Selecione os participantes com cuidado. Selecionar sua lista de participantes é tão importante quanto os assuntos que você discute. Pergunte às pessoas certas e você terá uma boa chance de uma troca de ideias animada, informada e útil. Pergunte às pessoas erradas e você estabelecerá uma zona de guerra. Use a seguinte lista de verificação: Quem pode fornecer os conselhos de especialistas necessários? Quem tem experiência com esse problema? Quem apoiará sua causa? Quem vai se opor à sua causa? De quem é o compromisso que você precisa para "fazer acontecer?" Não procure pessoas populares, persuasivas ou posicionadas - procure as pessoas certas para o seu propósito.
Possui a configuração. Assim como um atleta tem uma vantagem distinta ao competir em seu próprio campo, o mesmo pode acontecer com um facilitador de reuniões. Conheça o gramado e você controla a reunião. Se você deseja autoridade e uma atmosfera objetiva, agende a sala da diretoria. Se você deseja um grupo energizado, opte por uma sala de conferências bem iluminada. Para uma sessão de bate-papo informal, tente o escritório de alguém. Se você quiser bancar o anfitrião, ofereça café ou lanches em uma sala de estar ou agende a reunião para um bom restaurante. Seus convidados se sentirão obrigados a ser civilizados e até obedientes. Pergunte a si mesmo que atmosfera você gostaria de criar em sua reunião e planeje de acordo. Seja qual for sua escolha, sinta-se confortável com ela e "possua" os arredores.
As reuniões não precisam ser mais um "mal necessário". Eles podem ser a maneira mais eficiente e eficaz de realizar um trabalho de qualidade de maneira rápida, completa e pontual - sem simplesmente dar a todos mais trabalho.
