Ser um bom recepcionista não significa indicar ao cliente ou convidado onde se sentar e onde esperar. As funções de uma recepcionista podem às vezes ser limitadas a tais ações, mas se você quer ser uma boa recepcionista, você deve saber como mostrar a um convidado onde proceder da maneira mais cortês e respeitosa. Observe que recepcionista é a primeira pessoa que um oficial ou convidado encontra ao entrar em seu escritório. Essa pessoa é quem vai definir o tom do escritório. Você afastará clientes em potencial ou atrairá mais clientes. Existem certas etapas que você deve considerar se quiser ser uma boa recepcionista.
- Não faça fofoca. Ao entrar em suas funções e local de trabalho, seu trabalho começa imediatamente. Se alguém o vir fofocando, isso pode ser um grande desestímulo para um cliente em potencial que entra em seu escritório. Isso os fará pensar que também estão sendo falados pelas costas e ficarão com vergonha de voltar ao escritório. Com isso, perde-se o cliente potencial que trará bons negócios para a empresa.
- Atenda o telefone com ternura. Alguns escritórios perdem seus clientes por causa do correio de voz gravado que agora está se tornando uma tendência no negócio. Um cliente tradicional deseja que alguém o atenda com a devida cortesia e respeito. Atenda o telefone com um sorriso. Você deve ser capaz de mostrar esse sorriso, mesmo que esteja apenas falando ao telefone. Seu tom de voz e inflexões geralmente são a indicação do que você sente.
- Seja uma zona tampão para seus colegas de trabalho. Isso basicamente significa que você age como alguém que controla se algum dos outros funcionários está ocupado com uma pessoa ou trabalho em particular. Isso evita complicações de última hora que podem atrasar seu trabalho e provavelmente atrasar o andamento de todo o escritório. Saiba quando agir como amortecedor, explique educadamente a um cliente que ele não pode ser incomodado ou está em reunião com outro cliente. Se possível, seja honesto, se não contar uma mentira inocente que irá beneficiar a todos vocês.
- Traga clientes. Você, como a primeira pessoa que o cliente encontra, deve ser capaz de vender algo para ele. Se o cliente está sendo solicitado a esperar, venda tantos produtos ou serviços. Mantenha sua mesa repleta de folhetos de produtos e serviços da empresa. Quaisquer condimentos adicionais, como café e doces, devem estar facilmente ao seu alcance para que você possa oferecê-los enquanto espera confortavelmente.
A posição de uma recepcionista é geralmente a função menos treinada em um escritório. Esta posição tem sido freqüentemente esquecida pelo Departamento de Recursos Humanos como uma área mínima de consideração ao contratar profissionais. No entanto, o cargo exige mais do que apenas um rosto bonito hoje em dia.
