Como escolher os sistemas de folha de pagamento: manual, software, externo

O processamento da folha de pagamento pode ser uma das tarefas mais complexas que uma organização enfrenta. Além de simplesmente pagar seus funcionários, você precisará arquivar impostos, enviar relatórios e processar dados de fim de ano para fins de declaração de impostos. A escolha de qualquer tipo de sistema de negócios pode ser difícil. Para determinar o melhor sistema de folha de pagamento para sua empresa, considere os seguintes pontos:

1. Que tipos de sistemas de folha de pagamento estão disponíveis? Existem três tipos básicos de sistemas de folha de pagamento.
   • Folha de pagamento manual significa que você, ou outro funcionário de sua empresa, calcula a folha de pagamento de cada período de pagamento inteiramente no papel. Você precisará calcular impostos, seguro, 401K e quaisquer outras deduções aplicáveis, além dos ganhos reais de cada funcionário. A vantagem de usar um sistema manual é que é muito barato, praticamente sem custos de inicialização. A desvantagem é que tudo o que você economizar nos custos iniciais provavelmente será consumido pelo tempo que leva para processar a folha de pagamento. Além disso, é muito fácil cometer erros ao processar manualmente a folha de pagamento, e a penalidade por erros, especialmente erros na tributação, pode ser muito cara. Existem pelo menos modelos de folha de pagamento gratuitos por aí, mas ainda é difícil fazer o processamento manual da folha de pagamento.
   • O segundo tipo de sistema de folha de pagamento é informatizado. Muitas empresas oferecem software de computador que o ajudará no processamento da folha de pagamento. Você precisará inserir informações para cada funcionário quando ele for contratado, mas depois disso, o software calculará automaticamente os impostos sobre a folha de pagamento e outras deduções. A maioria dos programas também processa formulários W-2 para cada funcionário no final do ano, o que pode economizar muito tempo. As vantagens deste tipo de sistema de folha de pagamento são inúmeras - menos erros potenciais e menos tempo gasto no processamento da folha de pagamento. Além disso, os funcionários podem ser treinados para executar o programa com mais facilidade, para que você não precise depender de apenas uma pessoa para processar a folha de pagamento. As desvantagens são que você ainda precisa inserir as horas de cada funcionário manualmente e o software precisa ser atualizado anualmente ou sempre que novas leis fiscais entrarem em vigor. Também pode haver custos adicionais se o software tiver que ser configurado especificamente para o seu negócio.
   • O último tipo de sistema de folha de pagamento é usar um serviço externo de folha de pagamento. Empresas como ADP e Paychex irá processar sua folha de pagamento para você, incluindo o envio de todos os pagamentos de impostos necessários e a geração de relatórios de final de ano. Embora esse seja o tipo mais caro de sistema de folha de pagamento, ele pode se pagar em empresas maiores, que, de outra forma, teriam que contratar um funcionário em tempo integral dedicado ao processamento da folha de pagamento. Um serviço de folha de pagamento também pode oferecer uma opção de depósito direto para seus funcionários, o que é muito popular. Quando estiver pesquisando serviços de folha de pagamento, verifique quais serviços eles oferecem e se os relatórios que fornecem a você são úteis. Caso contrário, veja se eles podem personalizar seus serviços para atender melhor às suas necessidades. Outra consideração importante é encontrar um serviço de folha de pagamento que seja alfandegado. Isso o protege de responsabilidade no caso de finanças maltratadas.Verifique com todos os serviços de folha de pagamento em potencial para ter certeza de que eles pagarão quaisquer penalidades aplicáveis se cometerem erros na remessa de pagamentos de impostos e se eles podem reprocessar a folha de pagamento rapidamente se houver erros. A principal desvantagem desse sistema, além do custo mais elevado, é que a segurança pode ser um problema se o seu computador da folha de pagamento estiver na mesma rede de todos os outros computadores da sua empresa. Para evitar isso, você deve ter um computador usado apenas para a folha de pagamento que possa ficar online sem usar a mesma conexão que seus outros computadores. Além disso, lembre-se de que você ainda terá queé que a segurança pode ser um problema se o computador da folha de pagamento estiver na mesma rede que todos os outros computadores da empresa. Para evitar isso, você deve ter um computador que seja usado apenas para a folha de pagamento e que possa ficar online sem usar a mesma conexão que seus outros computadores. Além disso, lembre-se de que você ainda terá queé que a segurança pode ser um problema se o computador da folha de pagamento estiver na mesma rede que todos os outros computadores da empresa. Para evitar isso, você deve ter um computador que seja usado apenas para a folha de pagamento e que possa ficar online sem usar a mesma conexão que seus outros computadores. Além disso, lembre-se de que você ainda terá quetransmitir informações de pagamento do funcionário ao serviço de folha de pagamento a cada período de pagamento.
2. Quantos empregados você tem? Se você tiver menos de dez funcionários e suas horas permanecerem basicamente as mesmas de um período de pagamento para o outro, ou se eles forem assalariados, pode ser relativamente fácil processar a folha de pagamento manualmente. Se sua empresa tem entre dez e cinquenta funcionários, um pacote de software de folha de pagamento pode funcionar bem para você, desde que haja relativamente poucos problemas complexos envolvidos. Se sua empresa for grande - cinquenta funcionários ou mais - você vai querer contratar um serviço externo de folha de pagamento ou contratar um funcionário estritamente para processar a folha de pagamento. As empresas de folha de pagamento variam nos serviços que oferecem e no valor do custo - faça sua pesquisa para descobrir a empresa certa para você.

   

3. Qual software de contabilidade você usa? Se o seu software de contabilidade atual inclui um sistema de processamento de folha de pagamento, você pode querer usá-lo, porque você pode integrar todas as suas informações financeiras em um pacote. Ao considerar isso, pense em como o programa atende às suas necessidades e se pode ser adaptado para atender às suas necessidades futuras.
4. Quão complexa é sua folha de pagamento? Se sua folha de pagamento for bastante complexa - por exemplo, se você tiver muitos funcionários com taxas de pagamento diferentes e em escalas de pagamento diferentes, possivelmente até mesmo com pacotes de seguro diferentes para escolher, você pode gastar muito tempo processando a folha de pagamento e tentando para acompanhar as mudanças. Essa tarefa pode ser mais adequada para um serviço externo de folha de pagamento. No entanto, certifique-se de entender o que está incluído em sua taxa básica e o que é considerado extra. Algumas empresas incluem apenas as etapas minimamente necessárias no processamento da folha de pagamento e todo o resto tem um custo extra. A melhor maneira de evitar esse problema é montar uma folha de pagamento típica para sua empresa e, em seguida, solicitar a qualquer serviço de folha de pagamento em potencial que faça a cotação do emprego.

A chave para determinar uma solução de folha de pagamento ideal para sua empresa é ser realista sobre quanto tempo e dinheiro você pode dedicar a essa tarefa. Além disso, considere se você tem ou não um funcionário em seu departamento de contabilidade ou recursos humanos com conhecimento e tempo para se dedicar à folha de pagamento. Se um sistema de folha de pagamento não está funcionando para você, não se sinta preso a ele só porque é assim que sempre foi feito. Pode demorar algumas tentativas para encontrar um bom ajuste! Boa sorte em encontrar o melhor sistema de folha de pagamento para sua empresa!