Escreva uma carta curta de uma página, informando os fatos básicos sobre a dívida que você deseja cobrar e identifique o prazo de pagamento.
Eles dizem que não há correspondência comercial que exija um maior domínio da psicologia humana ou um maior grau de diplomacia do que escrever uma carta de cobrança. É por isso que uma pessoa que trabalha no negócio de cobrança deve ter excelentes habilidades de comunicação, como a escrita, para ser eficiente na cobrança. Também chamada de carta de cobrança, uma carta de cobrança é a ferramenta de cobrança mais básica de um profissional de contas a receber ou crédito, usada sempre que um cliente ou cliente deixa de fazer os pagamentos conforme acordado. A maneira como sua carta é escrita pode ser tão importante quanto o que você diz.
Carta de cobrança de lembrete
Aqui estão algumas diretrizes sobre como escrever uma carta de cobrança de lembrete.
Verifique todos os fatos. Para minimizar a confusão e possíveis atrasos, ajudaria a delinear todos os detalhes relacionados à dívida. Reúna todos os dados importantes sobre a conta e o cliente do qual você está tentando coletar. Entre as informações básicas que você deve ter estão as datas do serviço ou compra, o produto ou serviço adquirido, o comprovante de entrega, valor total devido, eventuais pagamentos parciais, valor em aberto, quando a conta estava vencida e as condições de pagamento acordadas.
Escreva uma breve carta de lembrete. Escreva uma carta curta de uma página, informando os fatos básicos sobre a dívida que deseja cobrar e identifique o prazo de pagamento. Dissipe a tensão e evite fazer acusações reconhecendo ou pedindo desculpas e pedindo ao destinatário para desconsiderar a carta se o pagamento já tiver sido enviado. Também seria melhor anexar a fatura original à carta para que o leitor tenha uma referência a qual fatura você está se referindo e a data de vencimento na fatura original.
Envie uma mensagem clara da ação desejada. Esclareça quais ações são esperadas do destinatário, que consiste em liquidar a conta. Indique claramente todos os detalhes, como quanto precisa ser pago e a data de vencimento. Além disso, para tornar o pagamento o mais conveniente possível, considere fornecer opções de pagamento. Descreva a consequência da falta de pagamento em linguagem clara e não legal para garantir que o leitor receba a mensagem.
Linhas abertas para comunicação. Para além de extraviar a factura ou de dificuldades financeiras, considere que uma possível razão pela qual o seu cliente não pagou pode ser o facto de não concordar ou ter problemas com a sua factura ou com a qualidade dos bens ou serviços recebidos. É importante, portanto, que você coloque suas informações de contato e estejam sempre acessíveis caso o cliente precise ligar, enviar e-mail ou visitá-lo para perguntas.
Defina expectativas claras e razoáveis. Encerre sua carta agradecendo antecipadamente ao seu cliente por atender prontamente a este assunto. Também pode ser útil mencionar um benefício de acertar a conta, como a preservação de um bom relacionamento comercial ou a manutenção de uma conta aberta com sua empresa. Desta forma, você enfatiza sua expectativa de pagamento ao mesmo tempo em que expressa seu desejo de manter um bom relacionamento.
Aqui estão algumas diretrizes sobre como escrever uma carta de cobrança de lembrete.
Ao escrever uma carta de cobrança de lembrete, use um tom firme, urgente e sem remorso. Esforce-se para transmitir confiança e autoridade para garantir que o destinatário o leve a sério. Lembre-se, no entanto, de que você está enviando uma carta-lembrete, portanto, não importune a pessoa. Considere oferecer-se para ajudar a pessoa se ela estiver tendo problemas para cumprir o acordo.
Se você não receber uma resposta na data especificada, envie uma segunda carta referindo-se à carta anterior que você enviou e reafirme os dados da conta e do pagamento. Seja mais firme e autoritário e use um tom urgente. Certifique-se de documentar a série de cartas enviadas e manter um registro de todos os esforços de cobrança ou pagamentos parciais. Seria melhor enviar a carta por carta registrada, pois isso requer a assinatura do recibo.
