Se sua empresa exige reuniões com clientes, seu escritório deve ter uma sala de conferências privativa, mesmo que seja pequena.
Sua empresa será tão eficiente quanto seu escritório. Se você despendeu muito tempo e esforço em seu plano de negócios, deverá despender o mesmo tempo organizando seu escritório. Pense na última vez em que você visitou o escritório de alguém. Quais foram suas primeiras impressões da empresa? Provavelmente, uma boa primeira impressão veio de um escritório bem iluminado, limpo e organizado, enquanto a má percepção do negócio foi estimulada por um escritório sujo e bagunçado. Quer se trate de um escritório doméstico simples para uma pessoa ou uma suíte de negócios elaborada para cinquenta funcionários, a maneira como você organiza seu escritório terá um impacto em todos os aspectos de suas operações comerciais e como seus funcionários e clientes veem seu negócio. Veja como você pode organizar seu escritório com eficiência.
Organize as mesas de acordo com o fluxo de documentos e papéis do escritório para tornar o trabalho mais eficiente. Isso evitará confusão entre seus funcionários e economizará muito tempo.
Abra espaço para uma área de operações comum, onde todos os funcionários do escritório podem facilmente fornecer atualizações diárias para que todos vejam. Pode ser tão simples quanto um grande quadro branco para controlar os pedidos ou para fazer anúncios.
Pinte as paredes do seu escritório em tons neutros ou brancos. Tanto quanto possível, escolha um espaço de escritório com grande fonte de iluminação natural. Você não quer que seus funcionários se sintam como se estivessem trabalhando em uma caixa.
Forneça uma cozinha pequena, mas limpa e funcional, onde seus funcionários possam fazer café e fazer pequenos lanches. Certifique-se de que ele tenha uma pia, um escorredor de pratos, uma geladeira ou dispensador de água, um micro-ondas, toalhas de papel e uma lata de trilhos.
O ideal é que o prédio de seu escritório tenha um segurança, um alarme contra incêndio e roubo e um sistema de controle de chave de acesso.
Mantenha seus banheiros bem iluminados, limpos e cheirosos.
Configure um armário de suprimentos de escritório e mantenha-o sempre bem abastecido. Faça uma planilha de inventário e verifique todos os itens que foram levados para que você possa pedir novos suprimentos antes que acabem.
Gaste com equipamentos de escritório de alta qualidade. Lembre-se: seu negócio vai crescer e será mais econômico se seu equipamento deixar espaço para expansão. Invista em bons computadores, sistemas telefônicos expansíveis e uma conexão segura com a Internet.
Se sua empresa exige reuniões com clientes, seu escritório deve ter uma sala de conferências privativa, mesmo que seja pequena. A sala de conferências deve ser confortável e evitar que os clientes vejam informações confidenciais, como o quadro branco na área de operações do escritório. Adicione um viva-voz e um computador desktop para que você possa fazer chamadas ou acessar informações seguras com facilidade.
Certifique-se de que seu escritório esteja localizado em um local fisicamente seguro. O ideal é que o prédio de seu escritório tenha um segurança, um alarme contra incêndio e roubo e um sistema de controle de chave de acesso.
Não cometa o erro de tratar a configuração do seu escritório apenas como uma reflexão tardia. Se planejado de maneira adequada, o arranjo físico de seu negócio terá um impacto significativo em como a empresa é administrada e influenciará o comportamento de seus funcionários e clientes.
