Como escrever uma RFP?

Uma RFP (Solicitação de Proposta) ou uma RFQ (Solicitação de Cotação) é um documento enviado por uma empresa que deseja comprar um produto ou serviço de outra empresa. Diversas empresas farão propostas de trabalho como resultado do recebimento de uma RFP, resultando em preços competitivos para a escolha do comprador. É importante preencher uma RFP corretamente para que uma proposta seja considerada por um comprador e não descartada por imprecisão ou apresentação incompleta. Para ter certeza de escrever uma RFP corretamente, siga estas etapas.

Passo 1

Pesquise. A primeira etapa ao escrever uma RFP é determinar o que sua empresa buscará de outras empresas ou provedores de serviços. Determine exatamente o que sua empresa precisa (ou seja: um forno de pão com capacidade para 100 pães) para que aqueles que disputam o trabalho possam fornecer a cotação mais precisa. Exagerar nas suas necessidades como empresa trará orçamentos maiores para itens que excedem suas necessidades e seu orçamento. Ao determinar exatamente quais são suas necessidades, você pode fornecer os melhores detalhes em sua RFP e receber as cotações mais econômicas. (Claro, leve em consideração qualquer expansão futura ou aumentos projetados em suas necessidades ao redigir sua solicitação de proposta).

Passo 2

Certifique-se de não confundir necessidades com desejos. Decida se todos os sinos e assobios são necessários ao escrever sua RFP ou RFQ. Você já deve ter determinado exatamente o que precisa (e nada mais), mas é importante examinar sua RFP para garantir que ela não inclua nada do que você possa fazer sem (desejar). Se você gostaria de considerar opções para coisas que deseja, mas não necessariamente precisa em uma RFP, use palavras como 'pode', 'pode' e 'opcional' para diferenciar entre os itens necessários em sua RFP (conforme determinado pelas palavras como 'vai', 'deve' e 'deve'). Este vocabulário ajuda os licitantes a separar o que é necessário citar e o que eles podem citar opcionalmente.(Incluir alguns desejos opcionais em sua RFP pode fazer com que os contratados enviem várias cotações ou opções.)

Etapa 3

Organize uma RFP profissionalmente. Qualquer documentação escrita disponibilizada publicamente por sua empresa, como uma RFP, deve ser escrita profissionalmente. Você pode querer começar com um esboço se sua empresa escrever poucas RFPs. Ou use um modelo de uma RFP anterior que você criou. Você precisará de uma seção para cada um dos itens a seguir: introdução, requisitos, critérios de seleção, cronogramas e processo. Claro, você provavelmente terá subseções em cada uma dessas seções e pode querer incluir outras seções. Tudo irá variar dependendo do produto ou serviço para o qual sua RFP se destina. Em geral, cada seção deve conter o seguinte:

Introdução

• Objetivo da RFP
• Resumo dos pontos-chave de outras seções
• Sentenciar incluindo data de vencimento: "as propostas elegíveis devem ser recebidas pela nossa empresa o mais tardar 16:00 no domingo 3 de janeiro ^rd, 2009". (Inclua o fuso horário, se necessário.)
• Frase incluindo os termos "Nossa empresa solicita propostas para _____".

Requisitos

• Mencione as necessidades específicas do produto (tamanho, capacidade ou outras funções)

Critério de seleção

• Informe aos licitantes como você escolherá o licitante vencedor (mencionando que a decisão cabe exclusivamente à sua empresa)
• Se desejar, você também pode incluir seus critérios de pontuação sobre como cada RFP será pontuado

Linhas do tempo

• Avise os contratados quando as propostas ou lances são devidos (certifique-se de definir um prazo razoável, considerando as necessidades de suas solicitações, como desenhos técnicos, aprovação e assim por diante)
• Informe aos licitantes quanto tempo sua empresa levará para avaliar cada lance e, em seguida, forneça uma data projetada que eles podem esperar para descobrir o vencedor para o trabalho
• Inclua uma frase mencionando os prazos de entrega, caso sua RFP seja escolhida

Processar

• Descreva como todo o processo funcionará, desde o envio da RFP até a determinação do licitante vencedor e em quanto tempo o trabalho precisa ser concluído

Depois de escrever com sucesso sua RFP ou solicitação de proposta, é hora de enviá-la a potenciais contratantes. Organize tudo em um documento profissional e envie-o por correio registrado, se desejar. Encontre fornecedores em listas de profissionais ou trabalhe com contratantes anteriores. Envie sua RFP e você terá lances antes que você perceba.