Como configurar um sistema de atendimento virtual?

Ao configurar um sistema de atendimento virtual, pode ser útil considerar a diferença entre este e um sistema de atendimento convencional, que ainda pode ser encontrado em vários escritórios hoje. Um sistema de atendimento convencional envolve várias linhas telefônicas conectadas a uma mesa telefônica, que é comandada por uma operadora de telefone que encaminha as chamadas de acordo. Caso a chamada não possa ser encaminhada, uma luz na central sinaliza à operadora para que saiba que a pessoa daquele ramal não está mais disponível. Ao receber o sinal, a operadora pode informar ao chamador que a pessoa que ele está tentando falar não está mais lá, e pode simplesmente perguntar se há uma mensagem que o chamador gostaria de passar.

Um sistema de atendimento virtual funciona com o mesmo princípio, mas não necessariamente pelos mesmos meios. Em um sistema de atendimento virtual, o atendente não precisa mais adquirir, instalar ou manter nenhum tipo de equipamento físico. Na verdade, o provedor não precisa ter uma central de atendimento para operar o sistema de atendimento - não há necessidade de manter várias linhas telefônicas e o sistema pode continuar funcionando mesmo em caso de queda de energia.

Sistema de atendimento virtual

No entanto, você precisará de um elemento humano no sistema de atendimento virtual, portanto, precisará contratar uma equipe para isso. Mas devido ao fato de que você não precisa mais de infraestrutura como máquinas, espaço de escritório ou linhas telefônicas, sua equipe virtual pode trabalhar de qualquer lugar. Essa configuração é ideal para aqueles cujos estilos de vida ou preferências indicam que precisam trabalhar em casa. Dito isto, a tecnologia tornou a utilização de um serviço de atendimento automático extremamente simples - tudo o que você realmente precisa é de um número de clientes e funcionários para fazer seu sistema de atendimento eletrônico virtual decolar.

O sistema é bastante simples. O software que você instala enfileira automaticamente as chamadas de entrada que o sistema recebe e encaminha automaticamente a chamada para um número predefinido ou fila de sua escolha. Isso é chamado de ACD, ou distribuição automática de chamadas, e é o processo de roteamento de chamadas para números ou funcionários específicos. Nesta configuração, o ACD encaminha as chamadas com base na preocupação, seja para vendas, suporte técnico, suporte pós-venda ou atendimento ao cliente. A lista de tipos de chamadores pode continuar indefinidamente - tudo o que você precisa fazer é definir para onde e para quem essas chamadas devem ser enviadas.

Você pode configurar seu serviço de atendimento virtual entrando em contato com vários provedores de serviços especializados nesse tipo de coisa. Dito isso, você pode fazer pesquisas na Internet para descobrir quais dos provedores podem atender adequadamente às suas necessidades. Você também desejará verificar quais provedores também oferecem suporte, uma vez que isso pode se tornar um fator crítico no serviço posteriormente. Por fim, anote o número que o provedor pode atribuir - a maioria oferece números com prefixos 800 ou 888, portanto, se não houver problema para você, experimente o serviço.