Como se preparar para sua auditoria de comp de trabalho?

É obrigatório pela apólice de seguro de compensação dos trabalhadores de sua empresa que você submeta a uma auditoria de compensação de trabalho quando solicitado. No vencimento da apólice de seguro de acidentes de trabalho, você receberá uma solicitação de auditoria para determinar se ainda há prêmios a serem pagos ou se há algum crédito devido a você devido a algumas alterações no código de compensação do trabalho. Há etapas que você precisa seguir ao se preparar para uma auditoria de comp de trabalho. Uma coisa que você deve lembrar é que você só deve dar aos auditores os papéis e registros que eles solicitarem, nada mais.

1. Designe alguém que tenha muito conhecimento sobre seus funcionários, suas descrições de cargos e seus salários para ser a única pessoa de contato do auditor de compensação do trabalhador para evitar falhas de comunicação.
2. Se a seguradora permitiu a separação da folha de pagamento, certifique-se de que você seguiu estritamente as diretrizes para separação da folha de pagamento. Isso pode resultar em uma grande economia ao classificar um funcionário individual em diferentes códigos de remuneração do trabalhador, com base no trabalho que eles realizam. A separação da folha de pagamento é mais comum na indústria da construção, onde um único trabalhador pode realizar diferentes trabalhos.
3. Tenha seus registros de funcionários, registros de folha de pagamento, certificados de seguro, registros de desembolsos de dinheiro prontos. Você também deve ter em mãos relatórios de impostos federais para o período coberto pelo seguro de acidentes de trabalho. Prepare uma descrição abrangente de sua operação comercial que provavelmente será solicitada.
4. Ao fazer os registros da folha de pagamento, separe o valor das horas extras do salário normal. Separe e resuma-os com base nas classificações de trabalho de comp de trabalho para cada funcionário. O pagamento de horas extras não deve ser incluído no salário base de seus funcionários. Se você cometeu o erro de incluir esse valor em seu salário base, isso aumentará o custo do seu prêmio de seguro.

   

5. Certifique-se de que os certificados de seguro estão todos atualizados. Todos os subcontratados que você usou durante o período da apólice de compensação de trabalho também devem ter seu próprio seguro de compensação de trabalho. Os certificados de seguro devem indicar claramente que há cobertura de compensação do trabalhador e que a cobertura é durante o período em que o subcontratado trabalhou para sua empresa.
6. Os registros de funcionários devem indicar todos os deveres e responsabilidades de cada funcionário, o número total de funcionários que você tem em sua folha de pagamento e o número total de semanas e horas que trabalharam no ano.
7. Os desembolsos em dinheiro devem incluir o valor que você pagou por trabalho ocasional, subcontratados, bem como o custo dos materiais.
8. Antecipe todas as perguntas que um auditor fará. Reveja a auditoria de comp de trabalho do ano anterior para referência. Você deve ser capaz de controlar as coisas para obter o máximo benefício da auditoria. Se você não puder fornecer respostas às perguntas de um auditor e apresentar provas, o auditor escolherá os códigos mais altos que serão muito benéficos para a seguradora.
9. Diferenciar os empregados efetivos dos autônomos e temporários contratados. Os funcionários temporários são cobertos pelo seguro de acidentes de trabalho da agência de empregos deles e não da sua. Os contratados independentes devem fornecer a você prova de que estão cobertos pelo seu próprio seguro de compensação do trabalhador, caso contrário, eles serão incluídos na sua folha de pagamento e seu prêmio aumentará.

Esforce-se para ser o mais preciso possível em seus registros. Os detalhes são muito importantes e podem fazer a diferença no que diz respeito à remuneração do trabalhador. Verifique todos os códigos de compensação de trabalho indicados em sua política de compensação de trabalho e certifique-se de que todos sejam aplicáveis ao tipo de trabalho que seus funcionários fazem.