Dicas para escrever manuais do funcionário: benefícios e direitos do funcionário

A maioria de nós compreende o valor de ter um manual do funcionário. Entre as capas de um manual bem escrito estarão todas as informações de que os funcionários e a gerência precisam para garantir que haja uma linha de comunicação clara. Todas as partes interessadas terão acesso às políticas e procedimentos da empresa, de modo que direitos e questões importantes dos funcionários, como acúmulo de férias, pagamento por luto, benefícios e feriados observados, nunca sejam colocados em dúvida. Este manual também pode fornecer algumas informações básicas sobre o local de trabalho e as instalações.

Se você foi encarregado de escrever um manual do funcionário para sua empresa, há vários pontos-chave que você deve considerar. Antes de começar, certifique-se de ter todas as informações, políticas e procedimentos da empresa corretos. Então, é hora de começar a escrever.

1. Primeiro, há a questão do conteúdo. Você deseja ter certeza de que o que incluir continuará sendo o padrão para sua empresa. Obviamente, você desejará incluir a declaração de missão da empresa, um histórico condensado e cobrir questões do dia-a-dia como código de vestimenta, horário de funcionamento, feriados e disposições para outros tipos de folga do trabalho e uma visão geral de seguro e outros benefícios oferecidos. Atualmente, também é uma boa ideia incluir disposições sobre o que é considerado uso adequado dos equipamentos eletrônicos da empresa, incluindo computadores e acesso à Internet.
2. Junto com este conteúdo básico, você faria bem em incluir uma seção que inclui as políticas de não discriminação da empresa. Se sua empresa não tem uma política de não discriminação, elabore uma imediatamente. Além disso, certifique-se de observar no texto que o manual não substitui quaisquer contratos em vigor e, na verdade, não deve ser interpretado como sendo um contrato em si. Você deseja que o manual seja um documento justo para a empresa e para o funcionário.
3. Ao preparar seu primeiro rascunho, não jogue coisas só porque você acha que podem ser uma boa ideia. Tudo no manual deve ser aplicável a todos os funcionários, sem exceções. Por exemplo, se o manual diz que as avaliações de desempenho serão feitas a cada três meses, isso significa que as avaliações serão feitas em todos os níveis de operações da empresa. Imagine o que um ex-funcionário zangado pode fazer se não receber essas avaliações trimestrais quando o manual afirma claramente que elas ocorrerão.
4. Em seguida, verifique seu primeiro rascunho para fins de clareza. De nada adianta ter um manual se a palavreado desrespeita seus funcionários ou está tão cheia de frases que ninguém entende que é basicamente inútil. Você deseja que o conteúdo seja compreendido com a maior facilidade. Você pode pedir a um comitê seleto que leia o texto e anote as seções que acham que deveriam ser mais claras. Ao mesmo tempo, peça a alguém que não esteja conectado com sua empresa para revisar o rascunho. Você pode obter algum feedback construtivo de ambas as fontes.
5. Execute o rascunho por sua equipe jurídica. Um dos problemas mais comuns com os manuais do funcionário é que pode haver uma declaração em uma página que parece contradizer a declaração em outra página. Lembre-se de que eles podem se tornar um documento a ser usado em juízo no caso de um ex- funcionário abrir um processo contra a empresa. Você quer ter certeza de que seu manual não morderá seu próprio rabo em nenhuma parte do texto e que o texto está em conformidade com todas as leis federais e estaduais relacionadas à operação de uma empresa. Lembrar-se de fazer essa tarefa simples pode significar economizar centenas de milhares de dólares mais tarde para sua empresa.
6. Os diretores da empresa serão os últimos a ver o seu projeto. Com um pouco de sorte, eles concordarão com as conclusões da equipe jurídica e não querem acrescentar mais material. Certifique-se de manter anotações durante todo o processo, para que você possa informar os diretores sobre quaisquer motivos pelos quais você optou por omitir algo do texto, ou porque a equipe jurídica desaconselhou sua inclusão.

Para se inspirar, há vários manuais básicos para funcionários na Internet. Além disso, algumas empresas fornecem um modelo que você pode personalizar para atender às suas necessidades. Antes de começar, converse com seus superiores sobre os direitos dos funcionários e as políticas da empresa. Lembre-se de que o resultado final precisa ser algo com que todos possam viver por muitos anos.