Como redigir dispensas: carta de rescisão de contrato de trabalho?

O processo de contratação de um funcionário é mais um processo de vínculo do que qualquer outra coisa. E o objetivo é integrar o novo contratado a uma equipe já estabelecida. Na maioria das vezes o sistema funciona e o funcionário está integrado à empresa. Mas há momentos em que é necessário dispensar alguém que não é muito adequado para sua organização. Nunca é fácil demitir um funcionário, especialmente se for um funcionário com quem você tem um bom relacionamento.

Às vezes, no entanto, você pode estar em uma posição em que seu trabalho exige que você aprenda a escrever uma carta de demissão. Se você se encontrar em tal posição, aqui estão algumas dicas para lidar com o processo de carta de rescisão da forma mais profissional e sensível possível. Certifique-se de verificar o modelo de carta no final do artigo.

• Determine os fatos por trás da demissão. Existem dois motivos pelos quais um funcionário vai deixar a empresa. O primeiro deles é uma renúncia voluntária. Pode haver uma variedade de motivos pelos quais um trabalhador interromperá o emprego voluntariamente. Outras vezes, o vínculo empregatício do indivíduo é rescindido pela empresa. Quando isso acontecer, é necessário determinar o motivo dessa decisão. Isso permitirá que você redija adequadamente a carta de demissão.
• Conforme aplicável, verifique com seu supervisor ao aprender a escrever uma carta de rescisão. As demissões de funcionários às vezes exigem que o redator siga certos protocolos legais ou profissionais ou use um determinado modelo. Antes de começar sua carta de rescisão, saiba o que ela deve, por lei e política da empresa, incluir e omitir e qual modelo você deve seguir.

  Felizmente, você trabalha para uma empresa (ou melhor, administre uma empresa você mesmo) que trata todos os funcionários com ética e permite que eles façam perguntas depois de receberem uma carta de demissão. Ou você pode estar em uma organização que fala com os funcionários pessoalmente antes de serem oficialmente demitidos. Isso pode ajudar a aliviar um pouco a dor da situação, especialmente quando o trabalhador é consolado por um membro da equipe com quem estabeleceu um vínculo. Se você tiver algum problema com a maneira como sua empresa lida com demissões, trate disso com seu supervisor.

• Consulte o departamento jurídico da sua empresa. Algumas rescisões de funcionários resultam em processos judiciais. Isso geralmente é culpa do empregador por não seguir a lei. Isso pode ser facilmente remediado consultando um advogado antes de demitir um funcionário. Esses profissionais podem instruí-lo sobre as leis por trás da demissão de um funcionário.

  Você pode, por exemplo, ter que declarar especificamente quais condições levaram à demissão, ou inversamente, você pode ter que formular a carta de demissão em linguagem geral que não revele informações como razões internas para o downsizing. Em ambos os casos, você precisa ter a prova para concordar com quaisquer alegações feitas. Seu supervisor pode fornecer qualquer papelada, como avaliações ruins ou redações que o funcionário tenha recebido.

• Se possível, seja específico sobre os motivos da demissão. Ao escrever uma carta de demissão, você deseja permanecer objetivo e profissional. Mas não se esqueça da importância ética de considerar os sentimentos do destinatário da carta de rescisão. Se for possível para você ser específico sobre os motivos pelos quais o funcionário está sendo demitido, inclua-os resumidamente em sua carta de demissão. Se você fosse demitido, não gostaria de saber os motivos? Você não precisa entrar em detalhes incrivelmente específicos, mas conforme apropriado, apontar a violação da política do escritório, avaliação do trabalho ou outra condição que resultou na demissão. Novamente, às vezes pode ser obrigatório que você inclua essas informações em sua carta.

  Você desejará revisar o arquivo do trabalhador para fazer isso. Leia todos os itens fornecidos, que podem incluir avaliações de funcionários, memorandos internos e e-mails, bem como relatórios de incidentes. Esses materiais são fornecidos pela empresa para situações como essa. Portanto, é muito importante lê-los com atenção para obter os fatos por trás do disparo.

• Ser conciso. Uma carta de demissão, como a maioria das correspondências comerciais, é melhor quando é concisa. Inclua todas as informações de que você precisa, juntamente com uma breve declaração pessoal. Um exemplo disso é uma linha como "Informe-nos se deseja uma carta de referência", se aplicável. E então termine a carta.
• Evite fazer comentários pessoais depreciativos. Se você estiver escrevendo uma carta de demissão no caso de um funcionário ou colega com quem você ou outras pessoas em seu escritório tenham tido conflitos pessoais e contínuos, tome cuidado para não incluir essas questões na carta de demissão. Mantenha o modelo padrão de dispensa de escritório e inclua as informações necessárias. Não faça nenhum comentário pessoal ou editorial com base na demissão. Você provavelmente já encorajou a pessoa a renunciar devido à negatividade que foi criada dentro da equipe. Como isso não foi bem-sucedido, você precisa proceder com muito cuidado. Comentários pessoais são inaceitáveis, não profissionais e podem merecer uma reprimenda. Se a pessoa com quem você tem problemas está indo embora, que isso seja uma justificativa suficiente.
• Tempo é tudo. Ao redigir a carta de demissão, você deve observar o melhor momento para enviá-la ao trabalhador. Se for uma dispensa, você poderá dar ao funcionário tempo para começar a procurar um novo cargo antes de ter que sair. Ou você pode neutralizar uma situação tensa no ambiente de trabalho, permitindo que o funcionário saiba que ele não precisa voltar ao trabalho no dia seguinte. Às vezes, o momento real em que a carta é entregue é o aspecto mais importante para demitir um funcionário.
• Forneça informações de contato para perguntas de acompanhamento. Se permitido, certifique-se de incluir informações de contato na carta para que o funcionário demitido saiba como apelar, buscar benefícios ou buscar respostas após a perda de seu emprego. Fornecer canais oficiais para uma pessoa que foi recentemente demitida pode ajudar essa pessoa a esclarecer sua situação ou tomar as medidas necessárias para seguir em frente. Também permite que você evite lidar com perguntas para as quais talvez não esteja preparado para responder.

  Por exemplo, muitos funcionários são elegíveis para cobertura médica COBRA, não importa o motivo da rescisão. COBRA é uma organização que oferece cobertura médica para trabalhadores que perderam o emprego. Eles atuam como intermediários entre a seguradora e o funcionário para garantir que, se eleitos, sua cobertura médica continuará. Há uma variedade de outros benefícios, como seguro-desemprego e verbas finais devidas, sobre os quais o funcionário precisará ter informações.

A carta de demissão é uma forma de uma empresa demitir um funcionário com profissionalismo. O supervisor pode fornecer uma explicação detalhada para a decisão de encerrar o emprego com integridade e classe. E se você tiver que escrever uma carta de demissão para encerrar o emprego de outra pessoa, certifique-se de cobrir todas as bases profissionais e escrever de forma compatível com seus próprios padrões éticos.

Exemplo de carta de rescisão de funcionário

Seu nome
Cargo
Nome da
empresa Endereço da
empresa Cidade, estado e código postal

Data

Nome do
funcionário Endereço do
funcionário Cidade, estado e código postal do funcionário

Caro [nome do funcionário]:

É meu dever informar que a [Nome da empresa] não precisará mais dos seus serviços. Isso aconteceu como resultado de [Motivos para demissão].

Você pode entrar em contato com [Nome do funcionário] no Departamento de Recursos Humanos a respeito do acesso a benefícios médicos, seu pacote de indenização e seu cheque de pagamento final.

Se você tiver alguma dúvida, pode entrar em contato comigo [Detalhes de contato].

Sinceramente,

[Seu nome e sobrenome assinados]

[Seu nome e sobrenome digitados]